Privacy Statement

  1. Inleiding

Timeflex hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers, zelfstandigen, zakelijke relaties, prospects, stakeholders, geïnteresseerden. Timeflex heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Timeflex behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met deze privacy statement geeft Timeflex u inzicht in hoe zij in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.

 

  1. Wie zijn wij

Timeflex kenmerkt zich door het aanbieden concrete ondersteuning en dienstverlening op het gebied van payrolling, salarisadministratie en HRM-advies. Onder Timeflex valt ook het Timeflex Jobcentre, waar wij onder meer vragen op het gebied van salaris, CV en flexibele arbeidszekerheid beantwoorden, en optreden als uitzendonderneming.

Onze volledige naam is Timeflex Personeelsdiensten B.V., gevestigd te Harderwijk (3842 LE), Verkeersweg 57, kort gezegd: Timeflex.

Timeflex is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Timeflex schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren, maar blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt Timeflex contractuele afspraken over de omgang van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft.

 

  1. Technische informatie

Wanneer u onze website bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat de website wordt bezocht, het IP-adres van uw apparaat, het IP-adres van uw Internet Service Provider, het besturingssysteem dat u gebruikt, datum en tijd van uw bezoek, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt, de door u bezochte pagina’s en de informatie die u heeft bekeken op de website, de geo locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

 

  1. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te bewaren en verwerken:

  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
  • Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Timeflex rust;
  • Als u Timeflex toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
  • Als verwerking noodzakelijk is om uw of andermans vitale belangen te beschermen;
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Timeflex is opgedragen;
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Timeflex of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

 

  1. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden diensten zo goed mogelijk en conform onze wettelijke plichten te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering, bemiddeling, payroll, salarisadministratie, personeelsmanagement, werving & selectie.

Timeflex kan uw gegevens onder meer voor onderstaande doeleinden gebruiken:

  • Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie /-overeenkomst of overeenkomst van opdracht met u aan te gaan en te onderhouden, aan de verplichtingen hieruit te voldoen en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
  • Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.
  • Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.
  • U in te schrijven in onze administratie voor arbeidsbemiddeling.
  • Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht.
  • Onze re-integratieverplichtingen na te komen in geval van ziekte en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde) doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
  • Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de inlener en/of opdrachtgever en de overeenkomst te onderhouden en na te komen.
  • Ten behoeve van onze opdrachtgevers maar ook voor Timeflex zelf gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening (check diploma’s, arbeidsverleden voor zover redelijkerwijs noodzakelijk)
  • Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
  • Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
  • Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
  • Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving. De vaststelling van uw identiteit gebeurt als u (juridisch) bij Timeflex in dienst komt, in het kader van payroll, uitzending of detachering, omdat Timeflex als (juridisch) werkgever moet voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Kopie legitimatiebewijs wordt niet gedeeld met de inlener/opdrachtgever.
  • U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in).

 

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

Timeflex kan, als u werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en/of zakelijke relatie van Timeflex, de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. U bent zelf verantwoordelijk dat de door u aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.

Werkzoekende of kandidaat

Timeflex kan de volgende gegevens verwerken als u zich als werkzoekende of kandidaat inschrijft:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
  • Geboortedatum, geslacht
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u hebt gevolgd of gedaan
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring
  • Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto)

(tijdelijke) werknemer (payrollkracht, uitzendkracht)

Indien u voor Timeflex of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan (voor zover van toepassing) Timeflex onderstaande gegevens verwerken:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, en andere contactgegevens
  • Bank- en/of girorekeningnummer (IBAN)
  • Geboortegegevens, geslacht
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u hebt gevolgd of gedaan
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning, en in voorkomend geval een kopie van uw zorgverzekeringpas en/of bankpas.
  • Gegevens in het kader van een pre-employment screening (check diploma’s, arbeidsverleden voor zover redelijkerwijs noodzakelijk).
  • Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan.
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring.
  • Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
  • Gegevens over ziekteverzuim (geen medisch dossier), om het loon bij ziekte te kunnen vaststellen en te kunnen voldoen aan re-integratieverplichtingen.
  • Salarisgegevens indien loonbeslag wordt gelegd.
  • Pensioengegevens (i.v.m. afdracht premie aan pensioenfonds)
  • Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto).
  • Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist

ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepasselijke wet- en regelgeving.

Zakelijke relatie

Indien u een zakelijke relatie heeft met Timeflex in het kader waarvan wij met u een overeenkomst hebben gesloten of gaan sluiten waarbij u van onze dienstverlening gebruik gaat maken, dan kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • Naam van de contactperso(o)n(en) van uw organisatie.
  • Contactgegevens, dat wil zeggen rechtstreekse e-mailadressen en telefoonnummers, van de betreffende contactperso(o)n(en).
  • Naam en adresgegevens van uw organisatie

Prospects, stakeholders, geïnteresseerden

Persoonsgegevens van een prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde worden door Timeflex verwerkt gedurende de periode dat men als zodanig wordt aangemerkt op basis van toestemming, met als doel informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten, waarbij de volgende gegevens verwerkt kunnen worden:

  • Naam organisatie;
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

 

  1. Derden

Timeflex kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van Timeflex, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensverwerkers) die namens Timeflex diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

 

  1. Uw rechten

Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons opnemen.

Inzage en/of wijzigen gegevens

U kunt ons op elk gewenst moment via info@timeflex.nl of 020-2405533 dan wel per brief (Postbus 21, 3840 AA Harderwijk) verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.

Daarnaast kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van u hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.

Verwerking van uw gegevens beperken

Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u een verzoek in dienen tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn. U kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment via info@timeflex.nl of 020-2405533 dan wel per brief (Postbus 21, 3840 AA Harderwijk) indienen.

Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken stellen wij u hiervan op de hoogte.

Recht om gegevens over te dragen

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij over u bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm op vragen via info@timeflex.nl of 020-2405533. U bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.

Recht om vergeten te worden

Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u een verzoek indienen van verwijdering van al uw persoonlijke gegevens. U kunt ons op elk gewenst moment via info@timeflex.nl of 020-2405533 dan wel per brief (Postbus 21, 3840 AA Harderwijk) verzoeken al uw gegevens te verwijderen. Houdt u er wel rekening mee dat wij uw persoonsgegevens nooit langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend staken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Overigens zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen als wij deze niet meer nodig hebben en wij deze niet meer

Procedure, responstermijn en kosten

Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand te behandelen (Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd, waarvan u binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis wordt gesteld.  Wij zijn verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoeken kan worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt. Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken brengen wij u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

 

  1. Beveiliging

Timeflex doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Timeflex met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

 

  1. Bewaartermijn

Timeflex bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

 

  1. Vragen, opmerkingen, klachten

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Timeflex dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via (Postbus 21, 3840 AA Harderwijk) of info@timeflex.nl. U kunt onze afdeling Juridische Zaken ook telefonisch bereiken via telefoonnummer 020-2405533.

Indien u het niet eens bent met het gebruik door Timeflex van uw persoonsgegevens, kunt u eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

  1. (Vermoeden) datalek

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via info@timeflex.nl of 020-2405533 dan wel per brief (Postbus 21, 3840 AA Harderwijk).

 

  1. Wijzigingen

Timeflex behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Timeflex en een betrokkene.

 

  1. Overige bepalingen

Op de bepalingen uit deze privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.