Privacy Statement

1. Inleiding

Timeflex hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige
informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers, zelfstandigen en zakelijke
relaties. Timeflex heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Timeflex behandelt en
beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met deze
privacy statement geeft Timeflex u inzicht in hoe zij in voorkomende situaties conform de
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.

2. Wie zijn wij

Timeflex kenmerkt zich door het aanbieden concrete ondersteuning en dienstverlening op
het gebied van payrolling, salarisadministratie en HRM-advies. Onder Timeflex valt ook het
Timeflex Jobcentre, waar wij onder meer vragen op het gebied van salaris, CV en flexibele
arbeidszekerheid beantwoorden, en optreden als uitzendonderneming.
Onze volledige naam is Timeflex Personeelsdiensten B.V., gevestigd te Harderwijk (3842 LE),
Verkeersweg 57, kort gezegd: Timeflex.
Timeflex is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over
de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.
Timeflex schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren, maar blijft in deze
situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Met deze
bedrijven maakt Timeflex contractuele afspraken over de omgang van uw
persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft.

3. Technische informatie

Wanneer u onze website bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de
(apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk
apparaat de website wordt bezocht, het IP-adres van uw apparaat, het IP-adres van uw
Internet Service Provider, het besturingssysteem dat u gebruikt, datum en tijd van uw
bezoek, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt, de door
u bezochte pagina’s en de informatie die u heeft bekeken op de website, de geo locatie waar
u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt naar en downloadt van de website. Wij
gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van
de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

4. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te bewaren en verwerken:

  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u
    partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst
    maatregelen te nemen;
  • Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op
    Timeflex rust;
  • Als u Timeflex toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw
    persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
  • Als verwerking noodzakelijk is om uw of andermans vitale belangen te beschermen;
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen
    belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat
    aan Timeflex is opgedragen;
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde
    belangen van Timeflex of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de
    grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw
    persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

5. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden diensten zo goed mogelijk
en conform onze wettelijke plichten te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering,
bemiddeling, payroll, salarisadministratie, personeelsmanagement, werving & selectie.
Timeflex kan uw gegevens onder meer voor onderstaande doeleinden gebruiken:

  • Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie /-overeenkomst of
    overeenkomst van opdracht met u aan te gaan en te onderhouden, aan de
    verplichtingen hieruit te voldoen en hiervoor de relevante administratie uit te
    voeren.
  • Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.
  • Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.
  • U in te schrijven in onze administratie voor arbeidsbemiddeling.
  • Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een
    bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht.
  • Onze re-integratieverplichtingen na te komen in geval van ziekte en te voldoen aan
    (het vanuit de overheid opgelegde) doeleinde om personen met een grote(re)
    afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
  • Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met
    de inlener en/of opdrachtgever en de overeenkomst te onderhouden en na te
    komen.
  • Ten behoeve van onze opdrachtgevers maar ook voor Timeflex zelf gegevens te
    verwerken in het kader van een pre-employment screening (check diploma’s,
    arbeidsverleden voor zover redelijkerwijs noodzakelijk)
  • Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van
    interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en
    accountantscontrole.
  • Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
  • Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
  • Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan,
    voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie,
    arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en
    nationale en internationale sanctiewetgeving. De vaststelling van uw identiteit
    gebeurt als u (juridisch) bij Timeflex in dienst komt, in het kader van payroll,
    uitzending of detachering, omdat Timeflex als (juridisch) werkgever moet voldoen
    aan haar wettelijke verplichtingen. Kopie legitimatiebewijs wordt niet gedeeld met
    de inlener/opdrachtgever.
  • U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties
    die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft
    aangemeld (opt-in).

6. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

Timeflex kan, als u werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en/of
zakelijke relatie van Timeflex, de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. U bent zelf
verantwoordelijk dat de door u aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.
Werkzoekende of kandidaat
Timeflex kan de volgende gegevens verwerken als u zich als werkzoekende of kandidaat
inschrijft:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens
  • Geboortedatum, geslacht
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u hebt gevolgd of gedaan
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de
    geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en
    gegevens betreffende werkervaring
  • Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto)
    (tijdelijke) werknemer (payrollkracht, uitzendkracht)
    Indien u voor Timeflex of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan
    (voor zover van toepassing) Timeflex onderstaande gegevens verwerken:
  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, en andere contactgegevens
  • Bank- en/of girorekeningnummer (IBAN)
  • Geboortegegevens, geslacht
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u hebt gevolgd of gedaan
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele
    werkvergunning, en in voorkomend geval een kopie van uw zorgverzekeringpas en/of
    bankpas.
  • Gegevens in het kader van een pre-employment screening (check diploma’s,
    arbeidsverleden voor zover redelijkerwijs noodzakelijk).
  • Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen,
    alsmede betreffende de beëindiging ervan.
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de
    geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en
    gegevens betreffende werkervaring.
  • Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en
    verzuimregistratie.
  • Gegevens over ziekteverzuim (geen medisch dossier), om het loon bij ziekte te
    kunnen vaststellen en te kunnen voldoen aan re-integratieverplichtingen.
  • Salarisgegevens indien loonbeslag wordt gelegd.
  • Pensioengegevens (i.v.m. afdracht premie aan pensioenfonds)
  • Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto).
  • Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist
    ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepasselijke wet- en regelgeving.
    Zakelijke relatie
    Indien u een zakelijke relatie heeft met Timeflex in het kader waarvan wij met u een
    overeenkomst hebben gesloten of gaan sluiten waarbij u van onze dienstverlening gebruik
    gaat maken, dan kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
  • Naam van de contactperso(o)n(en) van uw organisatie.
  • Contactgegevens, dat wil zeggen rechtstreekse e-mailadressen en telefoonnummers,
    van de betreffende contactperso(o)n(en).
  • Naam en adresgegevens van uw organisatie

 

7. Derden

Timeflex kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van Timeflex, haar
opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensverwerkers) die namens Timeflex
diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere
zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht,
bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd
belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in
overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw
persoonsgegevens?”.

8. Uw rechten

Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met
betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van
een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u zoals onderstaand wordt
omschreven contact met ons opnemen.
Inzage en/of wijzigen gegevens
U kunt ons op elk gewenst moment via info@timeflex.nl of 020-2405533 dan wel per brief
(Postbus 21, 3840 AA Harderwijk) verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens
wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens
komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.
Daarnaast kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw gegevens aan te
vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde
persoonsgegevens van u hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.
Verwerking van uw gegevens beperken
Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u
een verzoek in dienen tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan
met het verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn. U kunt
een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment via info@timeflex.nl of
020-2405533 dan wel per brief (Postbus 21, 3840 AA Harderwijk) indienen.
Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken stellen wij u hiervan op de
hoogte.
Recht om gegevens over te dragen
U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij over u bewaren, in een gestructureerde,
gangbare en machine leesbare vorm op vragen via info@timeflex.nl of 020-2405533. U bent
volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.
Recht om vergeten te worden
Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u een verzoek
indienen van verwijdering van al uw persoonlijke gegevens. U kunt ons op elk gewenst
moment via info@timeflex.nl of 020-2405533 dan wel per brief (Postbus 21, 3840 AA
Harderwijk) verzoeken al uw gegevens te verwijderen. Houdt u er wel rekening mee dat wij
uw persoonsgegevens nooit langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de
verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.
U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op
elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u
toestemming had verleend staken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen
invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
Overigens zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen als wij deze niet meer nodig hebben
en wij deze niet meer
Procedure, responstermijn en kosten
Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk
binnen één maand te behandelen (Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van
het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden
verlengd, waarvan u binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis wordt
gesteld. Wij zijn verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoeken kan
worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet
mogelijk is of u anders verzoekt. Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken
brengen wij u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn,
kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

9. Beveiliging

Timeflex doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen
onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve,
organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben
toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan
gegevenverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Timeflex
met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

10. Bewaartermijn

Timeflex bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de
verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

11. Vragen, opmerkingen, klachten

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens
door Timeflex dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via (Postbus 21,
3840 AA Harderwijk) of info@timeflex.nl. U kunt onze afdeling Juridische Zaken ook
telefonisch bereiken via telefoonnummer 020-2405533.
Indien u het niet eens bent met het gebruik door Timeflex van uw persoonsgegevens, kunt u
eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. (Vermoeden) datalek

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden
via info@timeflex.nl of 020-2405533 dan wel per brief (Postbus 21, 3840 AA Harderwijk).

13. Wijzigingen

Timeflex behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen.
Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of
overeenkomst tot stand te doen komen tussen Timeflex en een betrokkene.

14. Overige bepalingen

Op de bepalingen uit deze privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is
Nederlands recht van toepassing.